Control de Cambios

La herramienta de registro de Control de Cambios permite, a aquellos usuarios que tienen acceso, la posibilidad de iniciar un registro de cambio, para conocer si existen modificaciones en curso, para generar otros cambios o simplemente para consulta.

Dichos registros, tienen varios estados:

• En Elaboración: indica al resto del equipo que se está gestando un registro con modificaciones, pero el archivo que lleva las modificaciones se encuentra en elaboración.

• En Aprobación: una vez que el autor del registro de Control de Cambio agrega el adjunto y genera el Circuito de Firmas (símil Sistema de Firmas Documentales) de manera manual.

• Aprobado/Rechazado: Los firmantes seleccionados han definido que el registro de Control de Cambios es válido o no (según corresponda). Para el resto de los usuarios, implica que no se están gestando cambios sobre el documento en cuestión.

De acuerdo a las políticas de la empresa, el operador, si requiere realizar un nuevo registro de Control de Cambios, o si el administrador documental desea generar una nueva versión del documento, deberá tomar como base el registro de Control de Cambios más reciente y Aprobado como base.

• El ícono indica que no existen registros de Control de Cambios sobre ese documento.

• El ícono indica que existen registros de Control de Cambios sobre ese documento.

Consulta y filtrado de aquellos documentos que presentan registros de Control de Cambio

Tanto en pantallas de Usuario y de Administrador, el operador podrá consultar aquellos documentos que posean Registros de Control de Cambios, además de un ícono que informa esa situación por cada documento.

- Vista de Usuario:

- Vista de Administrador:

Carga de un Registro de Control de Cambio

Sobre un documento al cual el usuario conectado tenga derecho a consultarlo, se podrá generar un nuevo registro de control de cambios, siempre que no existan registros previos en estado En Elaboración o En Aprobación, según los siguientes pasos:

• Paso 1 – hacer clic en el ícono que indica la existencia de registros de Control de Cambio

• Paso 2 – alta de nuevo registro de Control de Cambio, completando campos indicados en rojo:

Se indica en verde el historial de registros de Control de Cambios para el documento.

• Paso 3 – el sistema informa sobre el alta exitosa del registro de Control de Cambios:

• Paso 4 – alta de archivo del registro de Control de Cambios:

• Paso 5 – armado del circuito de firmas para la aprobación del registro de Control de Cambios:

• Paso 6 – activación del circuito de firmas:

En este paso, se comunica a los primeros usuarios de la lista para que den su veredicto.

Aprobación o Rechazo de un Registro de Control de Cambios

• Paso 1 – indicar si se aprueba o rechaza el registro:

• Paso 2 – agregar observaciones y confirmar acción:

Al aprobar o rechazar, si corresponde, se comunicará a los firmantes del siguiente nivel. Si no existen más firmantes y el que aprueba o rechaza es el último, se comunicará al usuario solicitante el resultado de la aprobación.